Les 3 piliers de la mise en place d’un système de formation interne

La rapidité avec laquelle évoluent les activités des entreprises impose de disposer sans cesse de nouvelles compétences. Dans un contexte de grandes difficultés de recrutements, développer soi-même ces compétences est une voie de plus en plus empruntée par un grand nombre d’entreprises. Si les plus grandes créent des écoles internes, académies ou encore campus, beaucoup de PME, voire de TPE s’intéressent à ce sujet et structurent des systèmes de formation internes très performants.

Notre expérience de l’accompagnement de ces PME nous conforte dans l’idée que la mise en place d’un système de formation interne s’appuie sur 3 piliers clés : clarifier les enjeux, créer une offre interne et mettre en dynamique.

PILIER N°1 : Identifier les enjeux de la mise en place d’un système de formation interne pour votre structure

Si les apports d’un système de formation interne sont évidents (contenus adaptés, prise en compte la culture d’entreprise, nombre de formés réduits, gains financiers notables …), les raisons de sa mise en place doivent être claires pour assurer sa mise en place et sa pérennité.

L’un des premiers enjeux de la mise en place d’un système de formation interne est, aujourd’hui, pour bon nombre d’entreprises, d’apporter une réponse à leurs difficultés de recrutement. Selon Pôle Emploi, les pénuries de candidats préoccupent 85% des établissements et 79% d’entre eux anticipent des profils insuffisamment adaptés. L’écart existant entre le poste à pourvoir et les compétences du candidat est le deuxième facteur mis en avant derrière le manque de candidatures qui arrive en tête avec 86%. Faut-il alors recruter par défaut ? Si votre entreprise est en capacité de développer des compétences, d’intégrer, de former, parce qu’elle dispose d’un solide système de formation interne, alors elle pourra se permettre de recruter sur la base de critères plus élargis, en ne mettant pas en avant la recherche de compétences techniques, mais plutôt les savoir-être compatibles avec ses équipes et son besoin.

Le second enjeu, souvent à l’origine de la mise en place de formations internes, est tourné vers les salariés en place et la nécessité de construire des parcours professionnels internes enrichissants pour fidéliser les talents dans une logique GPEC. Donner des perspectives et accompagner les collaborateurs qui souhaitent évoluer est aujourd’hui nécessaire pour répondre aux attentes, notamment des nouvelles générations. Au-delà du salaire, qui reste l’une des premières préoccupations, vient la capacité de l’entreprise à proposer une progression à ses collaborateurs : « Qu’est-ce qu’un emploi dans cette entreprise va m’apporter ? Vais-je m’enrichir professionnellement ? ». En plaçant les collaborateurs au centre de la construction de la stratégie de formation, elle devient un véritable outil de fidélisation. Nul doute qu’une organisation du développement des compétences en interne avec un accompagnement formation va être, dans ce contexte, un atout pour fidéliser ses collaborateurs.

Le troisième enjeu est celui de la transmission et de la préservation des savoir-faire. Comment anticiper les départs en retraites pour ne pas perdre le savoir-faire de l’entreprise ? Ici aussi, développer un système de formation interne va permettre de capitaliser, de tracer et de rendre « reproductible » des pratiques qui, dès lors, ne sont plus uniquement « dans la tête » des experts de l’entreprise, mais partagés grâce à des modules de formation construits. Cette démarche sera également l’occasion de valoriser lesdits experts ou managers détenteurs de ces savoir-faire en leur offrant la possibilité de transmettre et jouer un autre rôle dans leur entreprise. Des formations de formateurs comprenant une partie d’ingénierie de formation et une partie plus pédagogique peuvent venir accompagner ce mouvement. Le ciblage des savoir-faire clés de l’entreprise permet de démarrer un projet de ce type de manière modeste pour ensuite gagner, petit à petit, un ensemble des services ou ateliers.

Un quatrième et dernier enjeu peut également être mis en avant. Il s’agit ici de réduire, ou à tout le moins, de maîtriser les coûts de formation en devenant un organisme de formation, voire un CFA (centre de formation d’apprentis).

Construire un système de formation plus approfondi grâce à la création d’une école, un campus ou un CFA permet d’inscrire les actions de formation dans la durée, de communiquer sur ses pratiques au grand public pour en développer l’employabilité grâce à l’obtention de certification, développer sa marque employer pour fidéliser ses collaborateurs et recruter de nouveaux talents. De plus, en créant un organisme de formation il est possible de bénéficier de financement tel que les fonds de la formation professionnelle.

PILIER N°2 : Créer une offre de formation interne

C’est le cœur du réacteur. Quelles vont être les propositions de formations internes qui vont permettre à votre organisation de disposer des compétences pour assurer sa production ou ses services et de les développer pour mieux répondre aux attentes des clients ou usagers ?

L’adage « la formation n’est pas une fin en soi, mais un moyen de développer des compétences » est aujourd’hui largement partagé. La première étape va donc consister à repérer les compétences clés sur lesquelles devront porter les efforts et la construction de modules. Selon les enjeux, la priorité sera donnée aux compétences de base nécessaires à l’exercice d’activités centrales pour l’entreprise et répondre aux besoins de montée en compétences rapides de nouveaux collaborateurs. Dans d’autres cas, la construction de modules répondra à la mise en place de nouvelles activités permettant de répondre aux nouvelles attentes des clients ou usagers.

Se pose alors la question de la capacité de l’entreprise à disposer des experts ou managers internes pouvant transmettre ses savoir-faire et connaissances. Des processus d’appel à candidatures internes avec CV et entretiens peuvent se mettre en place pour objectiver le choix des formateurs internes. Une fois le ou les formateurs identifiés, ceux-ci peuvent être accompagnés dans le cadre d’une formation de formateur. Elles ont pour but d’aider les formateurs à créer leurs contenus et, si besoin, à développer leurs compétences en pédagogie et animation. La création de contenus s’effectue en atelier au cours desquels les experts sont amenés à porter un autre regard sur leur expertise pour trouver le fil conducteur rendant accessible les savoirs et savoir-faire. Ce travail de « vulgarisation » passe par la création de jeux pédagogiques, d’études de cas, de simulations qui constitueront autant de leviers sur lesquels s’appuieront les collaborateurs pour accéder rapidement aux savoir-faire et connaissances à maîtriser.

PILIER N°3 : Faire vivre son système de formation interne

Quelle place doit prendre la formation interne au sein de l’organisation ? Faut-il créer une structure spécifique ? Si oui laquelle ? Selon les enjeux sélectionnés, la place de la formation interne peut-être sensiblement différente. La finalité reste la mise en œuvre réelle de formations assurées par des salariés de l’entreprise. Bon nombre d’entre elles ont des experts internes qui interviennent occasionnellement sur certains sujets auprès de nouveaux collaborateurs ou pour améliorer la qualité de produits ou prestations, sans qu’une structure spécifique ne soit créée. La question de la création d’une structure spécifique dédiée à la formation interne va le plus souvent émaner d’une conjonction d’intérêts qui rejoignent les enjeux listés ci-dessus :

Ancrer la formation interne de manière pérenne dans la structure pour répondre à des besoins permanents.
Valoriser la formation interne pour développer sa marque employeur avec une promesse du type « venez comme vous êtes, on vous forme ».
Réduire les coûts de formation en accédant différemment aux financements de la formation professionnelle.

Lorsque ces 3 objectifs sont visés alors la création d’un organisme de formation interne ou d’une école devient pertinente. Pour autant, est-ce réalisable dans votre entreprise ? Est-ce réaliste ? Voici quelques points de vigilance à observer.

Le business plan. Quel scénario budgétaire pour votre future structure de formation ? Une première approche consiste, de manière assez globale et non comptable, à rapprocher les gains, des charges. Un tableur Excel listant d’une part les ressources potentielles (souvent fonction du nombre de stagiaires envisagés) et d’autre part les coûts (ressources humaines pour faire fonctionner l’organisme, locaux éventuels, part des salaires des experts dédiés à la formation, matériel pédagogique …). Cette première analyse permet d’identifier quel devra être le niveau d’investissements nécessaires à envisager pour équilibrer le budget.

L’administration et la gestion. Le fonctionnement d’un organisme de formation nécessite de respecter un cadre administratif obligatoire (Déclaration d’existence auprès de la DREETS, bilan pédagogique annuel, communication, recueil des besoins…). Ces tâches nécessitent de disposer de ressources humaines dédiées, pas nécessairement à temps complet, mais néanmoins non négligeables. Créer un organisme de formation interne en appui unique sur la bonne volonté de ressources existantes est voué à l’échec.

La certification QUALIOPI. Depuis le 1^er janvier 2021, les organismes de formation qui souhaitent percevoir des fonds de financements publics doivent avoir obtenu la certification QUALIOPI. Elle peut être perçue comme une contrainte administrative de plus, mais elle peut aussi être appréhendée comme un cadre structurant permettant de guider la mise en place d’un organisme. L’ensemble des points à maîtriser sont autant d’étapes nécessaires à la qualité de votre système de formation interne et donc utile.

Des enjeux forts qui donnent du sens au projet de formation interne de l’entreprise, une véritable offre de formation portée par des experts formés à l’ingénierie et la pédagogie, un cadre structurant adapté à l’ambition de votre organisme sont les 3 piliers qui vont soutenir la création de votre organisme de formation interne. Les consultants de Co&Sens conduisent, sur la base de ces 3 piliers, des études d’opportunité et de faisabilité pour éclairer vos décisions et organiser une mise en place adaptée à vos besoins et ambitions.